Trucs et astuces

    Comment créer un dossier d'archives sous Outlook 2016

    Contexte

    Vous aimeriez faire de l’ordre dans votre boîte aux lettres et archiver des éléments (la plupart du temps des messages) dans un dossier « en dehors » d’Outlook. Ce souhait peut être par exemple motivé par le fait que l’espace qui vous est alloué est de 5 Go.

    Préparatifs : Vérifier la taille des dossiers à archiver

    • Allez dans l’onglet Fichier > bouton Outils de nettoyage > Nettoyer la boîte aux lettres > Afficher la taille de la boîte aux lettres; vous pouvez ainsi connaître la taille totale de votre boîte aux lettres avec la taille occupée par chaque dossier et sous-dossier (et par conséquent décider de faire de l’ordre dans les dossiers où cela est pertinent)

    Solution

    Étape 1 – Créer un dossier d’archivage

    • Ouvrez Outlook et allez dans l’onglet Fichier > Paramètres du compte > onglet Fichiers de données > bouton Ajouter
    • Donnez un nom à ce dossier (par ex. Mon fichier de données Outlook.pst ou Archives.pst) et acceptez l’emplacement de sauvegarde (Mes Documents > Fichiers Outlook) ou éventuellement désignez-en un autre
    • Votre nouveau dossier d’archives apparaît alors dans la liste des dossiers d’Outlook; il possède 2 sous-dossiers : Éléments supprimés et Dossier de recherche
    • Créez ensuite des sous-dossier de classement en fonction de vos besoins :

    outloo3

    • Glissez manuellement les e-mails à archiver dans les sous-dossier d’archives que vous venez de créer

    Étape 2 – Définir des paramètres d’archivage automatique

    • Dans le volet de navigation d’Outlook, cliquez sur le dossier à archiver souhaité
    • Allez dans l’onglet Dossier > groupe Propriétés > cliquez sur le bouton Paramètres d’archivage automatique
    • Définissez les règles d’archivage pour le dossier :

    • Si vous choisissez l’option Archiver les éléments dans ce dossier à l’aide des paramètres par défaut, vous obtenez un bouton permettant d’accéder aux paramètres d’archivage par défaut et de les modifier si souhaité (et même d’appliquer ces paramètres à tous les dossiers) :

    Étant donné que les archives seront en local sur votre ordinateur, elles ne seront pas disponibles sur OWA. D’autre part, il vous faut vérifier que le fichier .pst est backupé à l’aide de CrashPlan.

    Il est à noter que tous les dossiers Outlook (messagerie, tâches, calendrier, notes) peuvent faire l’objet d’un archivage manuel ou automatique… à l’exception des Contacts.

     

    Source: Jacqueline Frey-Schuler (Avril 2016)